オフィスの受付システムは来訪者の対応を自動で行ってくれる画期的なツールです。業務効率化を目的として、以前から多くの企業に注目されていました。最近では在宅勤務社員への通知機能など、コロナ禍のワークスタイルと親和性が高い機能を持つものもあり、さらに需要が高まっています。
この記事では受付システムの機能や導入メリット、おすすめシステムについて詳しく解説していきます。「導入を検討しているけど、どの商品が良いかわからない」という人は必見です！
受付システムとは
昔のオフィスの受付といえば、スタッフが1日中受付に常駐している、もしくは電話機だけが置かれているという光景が当たり前でした。来訪者が到着するたびに受付スタッフが担当者に取り次がなければならず、伝達ミスなどで来訪者を待たせてしまうことも。
このように煩雑になりがちな受付業務を一気に効率化させてくれるのが受付システムです。オフィスの入口に置かれたタブレット端末などを操作すれば直接担当者に通知が届くため、スマートに来訪者を案内することが可能になりました。さらに飛び込み営業などアポイントのない来訪を減らすことができるのも嬉しいポイントです。
受付システムの機能
受付システムには主に次のような機能が備わっており、企業の受付業務をサポートしてくれます。各商品によって機能の違いがあるため、自社にあった機能を選ぶことが大切です。ここでは受付システムの主な機能について解説していきます。
来訪者登録
来訪者がいつ、何人で訪問するかという情報を事前に登録することができます。社内アプリなどと連携すれば、スケジュール登録や会議室予約、同席者への連絡などの手間が省けるためとても便利です。
担当者の呼出
来訪者が受付端末を操作することによって、担当者を直接呼び出す機能です。QRコードや顔認証などでアポイントのある来訪者だけしか通さないシステムもあります。通知される方法は、電話やメール、チャットなど商品によって様々です。
来訪者情報の管理
クラウド上に来訪者の入退館履歴を保存し、いつ誰が入退館したか後で確認できるシステムもあります。社員の入退館履歴と紐づいている商品もあります。
リモートワーク企業が受付システムを導入するメリット
受付システムには多くのメリットがあり、コロナ禍で出勤者数を減らすなどワークスタイルが変化している企業にも嬉しい機能が揃っています。
(1)受付スタッフの削減
受付システムがあれば、1日中スタッフが受付に待機して応対にあたるなどの業務が必要ありません。受付スタッフにあてていた人件費を削減し、本業に集中することができるでしょう。
(2)非接触対応による感染防止
担当者以外の社員が来訪者と対面で会話せずに済むため、感染防止対策としても有効です。また担当者がリモートワークで出勤していない場合でも、受付システムを経由して連絡をとることができるので行き違いがありません。
(3)企業のイメージアップ
従来の有人受付では、来訪者の名前確認、担当者の在席確認と呼出、応接室までの案内を全て受付スタッフが担っていました。そのため来訪者が集中する時間帯は、案内までに長時間待たせてしまうことも……
受付システムでは来訪者の到着から案内までスピーディーに対応できるので、タイムラグを最小限に抑えることができます。さらに無人受付の冷たいイメージを払拭するために、親しみやすいロボットタイプの受付システムも存在します。このように、受付システムの導入が企業のイメージアップにつながることもあります。
(4)セキュリティ強化
一部の商品では、顔やQRコードで来訪者を認証するという仕組みも導入されています。これにより飛び込み営業など、アポイントのない急な来客を減らす効果もあります。さらにセキュリティゲートや自動扉の開閉と連携できるシステムであれば、不審者の侵入を未然に防ぐことが可能となり、セキュリティ強化にもなります。
おすすめの受付システム10選
様々な企業が受付システムの開発に力を注いでおり、多くの商品ラインナップがあります。ここでは、おすすめの受付システム10選をご紹介します。
RECEPTIONIST
RECEPTIONIST（レセプショニスト）は、社内チャットを通じて担当者へ来訪者通知が届く仕組みで、担当者がどこにいても気づくことができます。非接触のQRコード認証や来訪者の健康状態データ管理などコロナ禍でも安心できる機能を備えています。
コンコンコール
卓上や自立式の画面を操作して受付を行うコンコンコールは、シンプルで明瞭な画面表示と音声ガイダンスで、初めての来訪者にも操作しやすいのが特徴です。日本語のほかに英語や中国語、韓国語にも対応したタイプがあり、外資企業など国際色豊かなオフィスにもぴったりでしょう。
http://www.mee.co.jp/sales/security/comcon/
ACALL RECEPTION
ACALL RECEPTION（アコールレセプション）は、i-Pad一つで受付対応を完結できるシステムです。受付に加えて会議室予約や入退管理とも連携しており、ラベルプリンターとつなげば入館証の発行も可能という多彩な機能を持っています。
https://www.workstyleos.com/applications/reception/
more Reception
卓上のコンパクトタイプやカウンタータイプ、自立型フロアタイプなど幅広い端末ラインナップがあるmoreReception（モアレセプション）。3年間の無料サポートがついているのも安心できるポイントです。
https://fsi.co.jp/solution/morereception/
Visit View
VisitView （ビジット ビュー）は、来訪データをWEB上で蓄積・管理し、必要に応じてCSV出力もできます。セキュリティゲートとの連携機能もあるため、社員が開錠しにいく手間も省けるでしょう。
https://www.knowlbo.co.jp/product/visitview/
bitreception
QRコードもしくはタブレット操作で来訪者を受付するbitreception（ビットレセプション）は、社内で使っているカレンダーツールなどと連携して参加者と予定を共有することも可能。bitlockPROやbitlockGATEと連携すればゲートや会議室の自動開錠もできます。
https://workspace.bitkey.jp/pages/products-bitreception
クラウド型
クラウド型の受付システムは専用の機器がなくても、普段から使用している端末にアプリなどをダウンロードすれば導入できる手軽さが魅力です。
ラクネコ
ラクネコは、来訪者にQRコード付きのメールが届き、当日受付のi-PadにQRコードをかざすだけというシンプルな操作性が魅力です。来訪者を会議室まで案内する機能も搭載されています。非対面でスピーディーな応対ができるため、withコロナ時代にも安全です。
ReClip
ReClip（レクリップ）は、i-Padにアプリをダウンロードし、申し込みをすれば手続き完了で、すぐに運用を開始できます。ビジネスチャットとの連携や来訪者データの管理機能も完備。無料プランもあるため、手軽に受付システムを導入してみたいという企業に最適です。
ロボット型
無人受付の無機質な印象を払拭できるよう、親しみやすさも意識して作られたのがロボット型の受付システムです。
企業受付 for Sota
企業受付 for Sotaは、Sota（ソータ）という卓上ロボットが来訪者に挨拶をして受付応対を行います。担当者が不在の時は他の担当者に転送されるため、無駄な待ち時間が発生しません。来訪履歴も蓄積可能です。
https://sekkyaku-guide.com/company-reception-contact-doc/
ウェルボ
ウェルボは、来訪者が来ると内線で担当者に取り次ぐロボット型の受付システムです。搭載されたカメラで来訪者の顔を映しながら担当者へ取り次ぎを行うので、初めての来訪者もスムーズに案内できます。
まとめ
受付システムについて解説してきました。
これまで受付に割いていた工数を削減できたり、来訪者の案内をスマートにできたり、そのメリットは多岐にわたります。さらにセキュリティゲートとの連携や来訪者データの管理など、高度な機能が搭載された商品も増えてきています。
リモートワークを推進している企業こそ、受付システムのメリットを最大限享受できるのではないでしょうか。今後のワークスタイルに合った機能を取捨選択しながら、最適な受付システムを選びましょう。
