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業務改善の救世主!おすすめ会議室予約システムを徹底解説

今、多くの企業が会議室の運用問題に頭を悩ませています。午前中は会議室が争奪戦になるのに、夕方はガラガラ…。このような現象が起きてしまうのは、社員が会議室の利用状況をつかめていないのが原因です。

会議室はチームやビジネスパートナーとの間で意思疎通を図り、物事を決断する重要な場所。必要な時に利用できなければ、ビジネスを大きく停滞させてしまいます。社員にも大きなストレスを与えてしまうでしょう。物理的に会議室の数を増やせれば良いですが、高額な投資は避けられません。そんな中、ITの切り口から会議室の運用問題を解決する「会議室予約システム」が注目されています。

この記事では、業務改善の救世主となるおすすめの会議室予約システムを徹底解説します

会議室予約システムとは?

会議室予約システムとは、会議室の運用を自動で管理する便利なツールです。このシステムを使えばいつでも空室確認や事前予約ができるので、社員の負担軽減にもつながります。さらに会議室予約システムとスケジュール機能を連携すれば、どこで打ち合わせを行うか一目瞭然。無駄な連絡の手間を省くこともできます。

会議室予約システムの種類

会議室予約システムは大きく2つのタイプに分類できます。一つは、パソコンやスマートフォンのソフトウェアのみで管理するタイプ。新たに専用端末などを導入する必要がないため、投資を抑えることができます。もう一つは会議室前に設置したタブレットなどの専用端末と連動させて管理するタイプです。投資はかかりますが、会議中に専用端末で直接操作できるなどのメリットなどがあります。

会議室予約システムのメリット・デメリット

メリット

会議室を効率的に利用できる

社員が利用状況や予約状況を簡単に把握できるので、会議の予定が組みやすくなりますまた混雑しやすい時間帯を避けて会議を行うなど、利用率の平準化も図れるでしょう。このように、会議室予約システムを導入することで、会議室を効率的に利用することができるようになります。

利用状況の分析で業務改善できる

会議室予約システムの中には、会議室の利用実績を分析できる機能を備えたシステムもあります。この機能を使えば、現状の会議室は適正な規模なのか細かく検証することが可能。結果によっては室数や面積を変更するなど、オフィス計画の見直しに役立つなど業務改善につなげることができるでしょう。

デメリット

費用がかかる

会議室予約システムの利用にあたっては、メーカーに対して初期導入費用やサービス利用料金を支払う必要があるなど費用がかかります

会議室の空予約が発生する

未確定の段階で会議室を予約したままキャンセル操作を忘れ、誰も使っていない部屋が発生する空予約に注意が必要です。せっかくシステムを導入しても、無駄な空室が生まれては意味がありません。システムに空予約の防止機能が搭載されているか確認しましょう。

おすすめ会議室予約システム

ACALL MEETING(ACALL株式会社)

ACALL MEETING(ACALL株式会社)
ACALL MEETING(ACALL株式会社)

ACALL株式会社の「ACALL MEETING」は、パソコンやスマートフォンからいつでも予約ができる上、グループウェアと連携すればスケジュールに会議室の予約状況がリアルタイムで反映されます。予約とあわせてゲストへ招待メールを送れるのも便利なポイント。その他にタイムキーパー、アジェンダ表示、ドリンクオーダーなど主催者のサポート機能も充実しています。

SmartRoom(株式会社内田洋行)

SmartRoom(株式会社内田洋行)
SmartRoom(株式会社内田洋行)

株式会社内田洋行「SmartRoom」は、これまでに300社・9000室以上で導入されているシステムで、確かな実績を持っています。Microsoft、Google、サイボウズなど主要なグループウェアとの連携が可能です。使われていない会議室の自動キャンセル機能も付いているので安心。表示言語は日本語と英語に対応しているため、グローバル企業にも使いやすい仕様になっています。

RoomWizard(steelcase)

RoomWizard(steelcase)
RoomWizard(steelcase)

基本的な機能をしっかり搭載しながら、造形美まで両立している点がこのシステムの魅力なsteelcase「RoomWizard」部屋前専用端末のナビゲーションは、シンプルなデザインで離れた場所からも視認性抜群。オプションで画面デザインのカスタマイズもできます。企業やブランドのロゴ取り入れれば、ブランディングイメージを高める効果も期待できますね。

BizRoom(パナソニック株式会社)

BizRoom(パナソニック株式会社)
BizRoom(パナソニック株式会社)

パナソニック株式会社「BizRoom」は、Microsoft 365専用と連携したシステムです。会議室の利用実績データはCSVファイルで出力できるので、多角的な視点からデータの集計分析ができます。さらに、会議室前の専用端末で予約の延長や終了の操作が行えます。オプションの在席・所在管理システムと連携すれば会議参加者の位置情報を確認することもできるため、参加者の出欠確認もスムーズです。

iMeeting®-R(NTTデータジェトロニクス株式会社)

iMeeting®-R(NTTデータジェトロニクス株式会社)
iMeeting®-R(NTTデータジェトロニクス株式会社)

NTTデータジェトロニクス株式会社の「iMeeting®-R」はクラウド型のシステムのため、新たにハードウェアやアプリを入れる必要がありません。そのため、低コストでスピーディーに導入開始できるのが強みです。空時間検索機能や自分が予約した会議室の一覧表示など、便利な機能も搭載。ドリンクオーダー機能では、6種類までのドリンクメニューを受付に注文できるようになっています。スマートなおもてなしに貢献してくれるでしょう。

touch-mee(株式会社ISID-AO)

touch-mee(株式会社ISID-AO)
touch-mee(株式会社ISID-AO)

初期費用が0円という点が大きな特徴の株式会社ISID-AO「touch-mee」部屋前専用端末は必要なく、NFC(近距離無線通信)が組み込まれたシートを張り、スマートフォンにアプリをダウンロードすれば導入完了。スマートフォンからいつでも予約ができ、利用時はNFCシートにスマートフォンをタッチするだけで入退室が記録される画期的なシステムです。NFCシートには電源が必要ないので会議室以外のワークスペースの予約にも汎用できます。

選定するときのポイント

各メーカーが開発した多種多様な会議室予約システムの中から、どのような基準でシステムを選択すればよいのでしょうか。

システムの評判だけで選ぶのはNG

どれだけ評判の良い会議室予約システムを導入しても、高額なコストで会社の財政が圧迫されては元も子もありません。システムの評判だけで選ぶのはNGです。イニシャルとランニングにかかる費用を複数社で比較して決定しましょう。機能性と費用を天秤にかけ、バランスを見極めることが大切です。

自社のオペレーションになじみやすい方法

企業によって会議室の使われ方は様々です。「室数や収容人数はどのくらいか」「参加者は社内メンバーのみか、社外のゲストも参加するのか」「受付は無人か有人か」これまでの運用を振り返れば、自社のオペレーションの傾向をつかむことができます。その上で、相性の良いシステムを選択することが成功の鍵です。

まとめ

ここまで会議室予約システムについて解説しました。会議室の運用問題は業務効率に大きな影響を与えます。システムを賢く導入すれば、オフィス環境が飛躍的に改善するでしょう。自社のニーズに合致したシステムを見つけてくださいね。