コロナ禍で「働く場」を見直して、事務所物件を借りてオフィスづくりをするだけではなく、「フルリモート」や「一部リモートワーク」を取り入れたり、「コワーキングスペース」や「レンタルオフィス」を選択肢として検討している企業も多いのではないでしょうか。
一般的に「初期費用や賃料が安い」といった費用面でお得なイメージのあるオフィス形態ですが、実際には、どんな費用がかかってくるのか詳しく見てみましょう。
「コワーキングスペース」や「レンタルオフィス」を借りる際に必要な費用
まずは契約する際や解約する際に必要な費用は、下記の通りです。スペースによっては設定されていない場合もあります。
・賃料・共益費
・事務手数料／セットアップ費用
・保証金／デポジット費用（退去後に返金されることもあります）
・更新費
以下は、オフィスによって賃料・共益費に含まれている場合もあれば、別途お支払いが必要な場合があります。
・カードキー代（個室向け／共有ラウンジ利用向け）
・会議室／フォンブース利用料
・イベントスペース利用料
・複合機利用料
・シュレッダー利用料
・専用電話回線料
・FAX利用料
・ロッカー利用料
・インターネット利用料
・電気料金
・水道料金
・エアコン利用料／時間外空調費
・清掃費
・郵便物受け取り
・ごみ処理費
・（複数拠点がある場合）他拠点のラウンジ、会議室利用料
・その他、什器備品使用料
「フォンブースは無料、会議室は◯時間まで賃料に含む、◯時間以上は1時間あたり◯◯円」など、どういった金額形態で、それぞれ予約が必要かどうかも確認しましょう。またオンラインミーティングが増えて特に利用が多くなっている会議室やフォンブースは、他の入居企業との兼ね合いでスペースによって「1日あたりの上限時間」が定められていることもあります。
また「24時間出入り可能」なスペースもあれば、「日曜休館」だったり、「9:00から18:00まで利用可能」といった利用時間が制限されているスペースもあります。この場合、日曜に出入りする場合には申請書など事前に手続きが必要だったり、18:00以降の利用時には「時間外空調費用」がかかることもあります。時間外空調費は広い個室を契約している場合には高額になることもあるため、事前に試算をおすすめします。
また最近では、コーヒーやビールの機械があったり、屋上スペースがあったり、魅力的なアメニティサービスがあるスペースも増えてきていますが、それらの利用料金が賃料に含まれているのか？別料金なのか？といったところも注意が必要です。
メンバー登録上限数や最短契約期間にもご注意！
複数企業が入居していて、カードキーや専用アプリを使って入退室をするようなスペースの場合は、「推奨人数」や「登録上限」など「同時利用人数」が定められていることもあります。
「個室を3名で利用しながら、ラウンジを7名で利用したい（同時利用10名）」なのか、「個室を3名で利用しながら、代わる代わる他の7名も別日に利用したい（同時利用3名）」なのか、同時利用上限と自社の働き方がマッチするか検討しましょう。1名ごとにカードキーの月額費用がかかる仕組みになっているところが多いです。
気軽に入居や退去ができそうな「レンタルオフィス」や「コワーキングスペース」ですが、「最短契約期間」が定められていることも多いです。「1ヶ月単位」もあれば、「6ヶ月」〜「12ヶ月」といった長期間のところもあります。たとえば、「コロナが明けるまで一時的な入居」といった使い方を検討している方は、ご注意ください。
月額費用トータルでいくらかかるのか？入居時だけではなく、解約時までトータルでいくらかかるのか？一見、割安なイメージのある「レンタルオフィス」や「コワーキングスペース」ですが、一般的なオフィスビルを借りる場合とどれくらい費用が変わってくるのか、しっかりオプション費用を確認して、初期費用と1年目や2年目の金額の総額を試算して、ぜひ比較検討してみてください。
